Exigences de conformité des administrateurs d’hypothèques et de l’administrateur principal

Les administrateurs d’hypothèques doivent agir dans l’intérêt supérieur de l’investisseur privé.

Une fois qu’un administrateur d’hypothèques détient son permis, il doit s’assurer de respecter tous les aspects de la Loi. Tous les administrateurs d’hypothèques doivent désigner un particulier (un administrateur ou dirigeant de la personne morale) qui agira à titre d’administrateur principal. Ce particulier représentera l’administrateur d’hypothèques dans toutes les interactions avec la FCNB. Il est chargé de veiller à ce que l’administrateur d’hypothèques et toutes les personnes agissant en son nom respectent les exigences législatives.

La conformité aux exigences en matière de sécurité financière est établie par le directeur et doit être assurée en tout temps. Les administrateurs d’hypothèques doivent aussi fournir les documents visés par les obligations annuelles de dépôt, y compris les états financiers vérifiés et les rapports annuels de renseignements confirmant la conformité à la Loi.

Activités interdites

La Loi sur les courtiers en hypothèques et ses règles interdisent aux administrateurs d’hypothèques :

• d’exercer l’administration d’hypothèques sans détenir un permis;
• de facturer ou d’accepter des honoraires, à moins :
  • qu’il existe une confirmation écrite du placement;
  • qu’une convention hypothécaire soit conclue;
  • que l’hypothèque ait été octroyée et garantie;
• d’administrer une hypothèque s’il a des motifs de croire que son renouvellement ou le placement y afférent est illégal;
• d’utiliser un nom non autorisé. Le seul nom qui peut être utilisé est le nom qui figure sur le permis;
• de recevoir ou de détenir des sommes en fiducie au nom d’un investisseur privé sans avoir dûment passé une convention de fiducie déclarant expressément que la personne agit à titre de fiduciaire pour un investisseur;
• d’offrir des garanties aux prêteurs et investisseurs. Les titulaires d’un permis ne peuvent pas offrir à un prêteur ou investisseur une garantie concernant un prêt hypothécaire ou un placement hypothécaire;
• de réaliser des ventes liées. Les prêteurs et investisseurs ne peuvent pas être tenus d’obtenir un produit ou service à titre de condition pour obtenir un autre produit ou service de l’administrateur d’hypothèques.

Administrateur principal

L’administrateur principal doit être administrateur ou dirigeant de la personne morale. L’administrateur principal est chargé de veiller à ce que l’administrateur d’hypothèques et les personnes qui agissent pour son compte respectent la loi.

Politiques et procédures

La Loi exige que l’administrateur principal examine les politiques et les procédures en place pour les administrateurs d’hypothèques afin de s’assurer que l’administrateur d’hypothèques et ceux qui agissent pour son compte respectent les exigences de la Loi et les règles.

Ces politiques et procédures doivent être examinées régulièrement par l’administrateur principal, qui doit envoyer ses observations écrites à l’administrateur d’hypothèques si les politiques et procédures ne sont pas adéquates.

Les politiques et procédures doivent inclure les processus de supervision qui sont liés à la vérification de l’identité des prêteurs et des investisseurs et qui visent à déceler et à divulguer les conflits d’intérêts potentiels que l’administrateur d’hypothèques ou tout autre employé qui administre une hypothèque peut avoir à l’égard de cette hypothèque.

Ces politiques et ces procédures doivent être en place dans les onze domaines suivants.

Gestion des plaintes

Chaque administrateur d’hypothèques doit établir un processus et instaurer une procédure de traitement des plaintes du public. Ce processus doit comprendre les éléments suivants :

• désigner au moins une personne qui est soit l’un des employés de la maison de courtage, soit une personne autrement autorisée à agir pour son compte pour recevoir et tenter de régler les plaintes du public;
• consigner toutes les plaintes reçues du public;
• répondre à toutes les plaintes reçues du public de façon juste et efficace;
• consigner toutes les plaintes écrites reçues du public et toutes les réponses écrites.

Assurance erreurs et omissions

Tous les administrateurs d’hypothèques doivent maintenir une assurance erreurs et omissions, qui comprend des garanties annexes pour pertes issues d’actes frauduleux. L’assurance doit couvrir un minimum de 500 000 $ pour une occurrence et de 1 million de dollars pour toutes les occurrences pendant une période de 365 jours. Les administrateurs d’hypothèques doivent immédiatement aviser le directeur si l’assurance erreurs et omissions est annulée ou si elle n’est pas renouvelée, ou si la couverture est inférieure au minimum requis.

Obligations annuelles de dépôt

Afin d’aider les administrateurs d’hypothèques à connaître les exigences législatives, voici un résumé des exigences en matière de dépôt annuel à effectuer avant le 1^er avril de chaque année (les dépôts tardifs peuvent entraîner l’application de frais de retard) :

• payer les droits annuels;
• soumettre un rapport annuel sur l’exercice se terminant le 31 décembre;
• fournir des preuves attestant que l’assurance erreurs et omissions est maintenue;
• déposer les états financiers annuels vérifiés, y compris une attestation écrite de deux administrateurs et un rapport de l’auditeur exprimant une opinion sans réserve. Les états financiers doivent être fournis dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice.

Exigence en matière de notification immédiate

En plus de devoir respecter les exigences en matière de dépôt annuel, les administrateurs d’hypothèques doivent respecter l’exigence consistant à aviser immédiatement le directeur par écrit de tout changement survenu, y compris :

• si les besoins en fonds de roulement passent en dessous des exigences minimales;
• un changement de coordonnées, notamment :
  • l’adresse de courriel;
  • le numéro de téléphone;
  • l’adresse postale ou l’adresse aux fins de signification;
• si le solde du compte en fiducie s’avère insuffisant, auquel cas le titulaire de licence doit en aviser immédiatement le directeur et déposer ses propres fonds dans le compte en fiducie pour remédier à l’insuffisance;
• si l’assurance erreurs et omissions requise n’est pas en vigueur.

Exigence en matière de notification d’un changement de circonstances

En plus des exigences en matière de dépôt annuel et de notification immédiate, les administrateurs d’hypothèques doivent respecter l’exigence consistant à aviser le directeur par écrit, dans les sept jours, de tout changement survenu, y compris :

• un changement d’administrateurs ou de dirigeants;
• un changement dans l’autorisation de pratiquer des activités de courtage dans une autre autorité législative;
• une accusation au criminel;
• une action au civil;
• bankruptcy, receivership or winding-up proceedings;
• un changement de l’emplacement des dossiers;
• un changement d’exercice financier.

Ces listes ne sont pas exhaustives. D’autres exigences en matière de notification sont définies par la loi. L’administrateur d’hypothèques doit connaître ces exigences et fournir des notifications adéquates dans les délais prescrits.

Tenue des dossiers

Les articles 44 et 48 de la Règle MB-001 définissent les exigences en matière de tenue des dossiers pour les administrateurs d’hypothèques. Ces derniers doivent tenir des registres complets et exacts sur leurs activités professionnelles au Nouveau-Brunswick et ils doivent veiller à ce qu’ils soient séparés et distincts des fonds en fiducie ou des autres actifs. La documentation étayant toutes les opérations financières et les opérations avec les clients doit être conservée. Un administrateur principal est aussi chargé d’examiner chaque état de rapprochement du compte en fiducie et d’en confirmer l’exactitude.

Entreposage des dossiers

Les administrateurs d’hypothèques doivent prendre les mesures adéquates pour maintenir l’intégrité, l’exhaustivité et l’exactitude des dossiers :

• dans un emplacement approuvé par le directeur;
• pendant au moins sept ans après la date de l’opération.

Documents électroniques

Les dossiers peuvent être entreposés électroniquement, à condition que l’administrateur d’hypothèques puisse récupérer rapidement et sur demande ses dossiers à la fois au format électronique et au format papier, dans un format lisible. Les dossiers au format électronique n’ont pas besoin d’être entreposés dans l’établissement principal de l’administrateur d’hypothèques, à condition qu’ils puissent être récupérés rapidement sur demande.

Convention d’administration

Les administrateurs d’hypothèques n’ont pas le droit d’administrer une hypothèque au nom d’un investisseur privé, à moins qu’ils aient conclu une entente avec cet investisseur privé. L’article 39 de la Règle MB-001 décrit les modalités obligatoires dans toutes les conventions d’administration.

Toute communication de renseignements à un investisseur privé doit avoir lieu dès que possible et au plus tard deux jours ouvrables avant que la convention ne soit conclue, à moins d’avoir reçu le consentement écrit de l’investisseur, auquel cas la communication peut avoir lieu au plus tard un jour ouvrable avant que la convention ne soit conclue.

Les administrateurs d’hypothèques ne doivent pas administrer d’hypothèques pour un prêteur ou un investisseur s’ils ont des motifs de croire que l’hypothèque, son renouvellement ou le placement y afférent est illégal.

Convention de fiducie

L’article 49 de la Règle MB-001 définit les exigences relatives aux conventions de fiducie écrites. Ces conventions doivent définir la responsabilité relative au paiement des droits et dépenses liés à l’administration de l’hypothèque. La convention de fiducie écrite doit aussi mentionner la façon dont les intérêts, le cas échéant, sur les fonds en fiducie seront distribués entre les parties.

La convention de fiducie et la convention d’administration peuvent être combinées en une seule convention.

Gestion fonds en fiducie

Les administrateurs d’hypothèques doivent s’assurer d’avoir mis en place les politiques et procédures qui assurent le respect rigoureux des exigences relatives à la gestion des fonds en fiducie et à la tenue de dossiers.

La Loi et sa règle MB-001 sur la délivrance de permis et obligations continues des courtiers en hypothèques définit les conditions préalables et les exigences à la gestion des fonds en fiducie et des hypothèques en fiducie (voir les articles 43 à 48 de la partie 6 - Biens fiduciaires de la Règle).

En résumé, la Loi exige :

• que les fonds en fiducie soient déposées dans une banque canadienne, une coopérative de crédit ou une société de prêt ou de fiducie du Nouveau-Brunswick;
• que les titulaires d’un permis ne doivent pas, sans aviser au préalable le directeur ou avoir obtenu son approbation, ouvrir, transférer ou fermer un compte en fiducie ou en tenir plus d’un;
• qu’un administrateur d’hypothèques qui reçoit des fonds en fiducie sous forme de versements périodiques relativement à une hypothèque qu’il administre pour le compte d’un investisseur privé les lui verse dans les trente jours qui suivent leur réception;
• que les fonds en fiducie soient conservés dans un compte séparé des autres fonds, y compris les fonds en fiducie détenus pour les clients d’autres autorités législatives;
• si le solde du compte en fiducie s’avère insuffisant, que le titulaire de permis en avise immédiatement le directeur et dépose ses propres fonds dans le compte en fiducie pour remédier à l’insuffisance.

En complément des exigences établies dans la Loi, la partie 6 de la Règle MB-001 définit les exigences relatives aux biens fiduciaires, y compris la tenue des dossiers, la conciliation mensuelle, les conventions de fiducie, les hypothèques détenues en fiducie et la gestion des sommes en fiducie.